Başvuru, kabul sistemi aracılığıyla yapılır ve yanıt beklenir. Sekretarya, mevcut kaynak düzeylerinde değerlendirme sürecinin başvurudan yanıta kadar altı ila yedi yıl alabileceğini açıkça belirtmektedir.
Bu rakam, konuyla ilgili en yararlı bilgidir ve en az dile getirilenidir. Kuruluşunuz henüz kabul edilmediyse, gözlemci statüsü COP31'e giden bir yol değildir. 2030'lardaki bir COP'a giden yoldur.
Diğer gereksinimler oldukça nettir: bağımsız tüzel kişilik, onaylı kâr amacı gütmez statüsü, en az bir tam hesap yılı faaliyet geçmişi ve iklim konularında yetkinliğe dair güncel kanıt. Diğer kuruluşların şubeleri, kâr amaçlı şirketler, yerel yönetimler ve siyasi partiler kapsam dışıdır. Kabul edilen bir kuruluş, yeniden başvurmak yerine her konferans için ayrı ayrı delege kaydı yaptırır.
2026 için gerçekçi yol, halihazırda kabul edilmiş bir kuruluş tarafından aday gösterilmektir. Kabul edilmiş gözlemcilerin çoğunun, sahip oldukları kişi sayısından daha fazla rozet kontenjanı vardır ve pek çoğu, programlarına katkı sağlayacak biri için aday göstermeyi değerlendirir.