La plupart des pavillons lancent un appel ouvert à propositions de sessions dans les mois qui précèdent la COP. Trouvez le pavillon dont la thématique correspond à votre travail, identifiez son hôte, et répondez à cet appel.
Les appels ne sont pas centralisés, c'est là tout le problème. Chaque hôte publie le sien, sur sa propre page, avec sa propre date limite, et la plupart ferment bien avant la conférence. Plusieurs appels pour COP31 ont fermé en août et septembre 2026.
Une proposition qui aboutit tend à présenter un résultat reproductible plutôt qu'une mise à jour institutionnelle, et nomme ses intervenants plutôt que de les promettre. Le Pavillon de la Méditerranée, par exemple, demande des sessions de soixante minutes avec cinq personnes au maximum sur scène, modérateur inclus.